Come organizzare eventi meet con Calendar

Di: R. Bianchi – G. Migliore

Meet è un’applicazione di Google Suite utilizzabile da qualsiasi PC connesso ad internet e dotato di webcam e microfono. Per accedere a Meet è necessario avere le credenziali nome.cognome@preveronline.it

Accedere all’applicazione

Il docente avvia il browser Google Chrome ed esegue il login all’interno del browser con le proprie credenziali, nome.cognome@preveronline.it. A questo proposito ricordo che l’account GSuite deve essere fatto sul browser e non in una pagina Google su un browser dove è registrato un account personale. Per questo consiglio la lettura dell’articolo Come gestire account in parallelo.

Come organizzare eventi meet con Calendar

Avviare la lezione

Una lezione MEET può essere avviata in diversi modi ma principalmente in 2:

1) Pianificandola per tempo, come evento in calendario, con la possibilità di inviare l’invito a partecipare ad altri utenti;

consolle Gsuite icona calendar

2) Lanciandola immediatamente.

3) direttamente da Classroom. In questo caso l’uso di Calendar diventa necessario per registrare l’evento e renderlo visibile allo scopo di evitare sovrapposizioni

La scelta viene operata nel primo caso, cliccando su “Calendar”, nel secondo caso, cliccando su “Meet”. Nel terzo caso si condivide il codice in Classroom.

Usare Calendar per programmare una video lezione

Si consiglia di programmare le attività su Calendar, soprattutto nel caso di attività che possono incrociarsi con eventi dello stesso tipo organizzati da altri colleghi. Per questo si suggerisce anche di svolgere le attività programmate su calendari specifici condivisi con i colleghi come evidenziato al termine dell’articolo.

Cliccare su “Calendar”

consolle gsuite icona calendar

Creare l’evento con il pulsante “Crea”, scegliendo la data/ora;

e successivamente cliccare su “Altre opzioni”.

Calendar altre opzioni

“Aggiungi videoconferenza” -> Hangouts Meet -> Partecipa a Hangouts Meet

calendar altre opzioni

Viene visualizzato il codice della riunione. Questo codice serve per accedere alla videolezione.

calendar codice riunione meet

Inserisci gli invitati digitando nel campo Invitati gli indirizzi email delle persone o l’indirizzo email di un gruppo nel formato nome.cognome@preveronline.it

A questo punto il sistema invia una e-mail ai destinatari, contenente tutte le informazioni sulla lezione compreso il codice di identificazione della lezione, che gli studenti adopereranno per partecipare.
Il docente può, in alternativa, comunicare il codice di partecipazione agli studenti in altro modo, non
ricorrendo all’invio delle comunicazioni e-mail previsto nel modo sopra descritto.

In questo caso, gli studenti, per partecipare alla lezione dal proprio PC, accedono alla propria casella di
posta @preveronline.it e cliccano sulla stringa di partecipazione ricevuta o la copiano all’interno della
barra degli indirizzi o nella finestra Meet o ancora più rapidamente dall’evento in Calendar cliccando sul
codice dell’evento.

Anche se da pochi giorni è attiva la possibilità di avviare videolezioni direttamente da Classroom è importante rendere noto e condividere su Calendar il fatto che in una certa data e ad una certa ora sia attiva una videolezione per una determinata classe, in questo modo si evitano sovrapposizioni.

Il docente a questo punto può invitare alla lezione i suoi studenti, copiando ed incollando i loro indirizzi
e-mail, separati dalla virgola, nel campo “Aggiungi invitati” e poi salvando. Gli indirizzi e-mail degli
studenti devono essere quelli istituzionali rilasciati al momento dell’iscrizione, cioè nome.cognome@preveronline.it

Non dimenticare di salvare

Ogni volta che viene generata una nuova lezione, è generato un nuovo codice. Si può evitare di creare un nuovo codice generando l’evento come evento ripetuto. In alternativa l’evento può essere duplicato agendo sul menu 3 puntini e selezionando la voce Duplica.

calendar duplica evento

Rendere ricorsivo l’evento

Se hai bisogno di rendere un evento ricorsivo per più volte, apri l’evento in modifica e seleziona dal menu a tendina Non si ripete a destra della casella l’opzione di ripetizione dell’evento. E ricorda di salvare.

Creare e condividere calendari di gruppo

La creazione di un calendario condiviso per un gruppo è utile per pianificare eventi che riguardano le attività di una classe e aiuta a evidenziare gli impegni di tutti i docenti in una certa classe. Lo scopo è organizzare i propri lavori trovando uno spazio tra le molte attività programmate ed evitare inevitabili sovrapposizioni di eventi se nessuno sa cosa fa l’altro.

La creazione di un calendario condiviso richiede pochi minuti e qualche click.

Accedi con il tuo account e apri Google Calendar

Dopo aver fatto click sull’icona Calendar a sinistra, sotto la voce i miei calendari cerca la voce Altri calendari e fai click sul simbolo +

calendario condiviso crea

Dal menu contestuale fai click sulla voce Crea nuovo calendario.

Calendario condiviso crea nuovo calendario

Inserisci un nome significativo per il calendario e una descrizione, molto importante per un calendario condiviso perché consente di capire qual è lo scopo di quel calendario e quali informazioni presenta. Fai click sul pulsante Crea calendario.

La creazione del calendario richiede alcuni secondi. Quando compare la scritta Calendario creato correttamente, puoi passare a configurare le impostazioni. Puoi lasciare tutte quelle predefinite e impostare solo le opzioni di condivisione.

Torna alla pagina iniziale di Calendar e troverai il nuovo calendario nell’elenco. Fai click sul menu tre puntini e poi sulla voce Impostazioni di condivsione. Dallo stesso menu puoi scegliere un colore di sfondo per gli eventi di quel calendario così da renderlo più facilmente riconoscibile.

calendario condiviso impostazioni

Sulla scheda Impostazioni di condivisione vai alla voce Condividi con persone specifiche

Qui puoi inserire i nomi o gli indirizzi email delle persone con le quali vuoi condividere il calendario

Terminato di inserire le persone con le quali vuoi condividere il calendario, puoi tornare alla vista principale dove il tuo calendario sarà visibile con tutti gli altri. Se vuoi visualizzare solo un calendario specifico puoi fare click sul pulsante 3 puntini e selezionare la voce Mostra solo.

Consenti di apportare modifiche solo al gruppo o alle persone che sono interessate al calendario. La persona aggiunta deve fare clic sul link inviato via email per aggiungere il tuo calendario al proprio elenco. Se crea un evento sul tuo calendario, l’invito verrà inviato a nome di chi ha creato e condiviso il calendario.

Per consentire alle persone che condividono il calendario di apportare modifiche procedi in questo modo

  1. Seleziona il calendario da condividere.
  2. Fai clic sul menu tre puntini e selezionala voce Impostazioni e condivisione.
  3. Nella sezione “Condividi con persone specifiche”, fai clic su Aggiungi persone.
  4. Se non lo hai già fatto, inserisci l’indirizzo email della persona (delegato) o del gruppo con la quale vuoi condividere il calendario, se invece hai già inserito gli indirizzi, fai click sul simbolo freccia giù a sinistra dell’indirizzo email e
  5. seleziona quale grado di intervento vuoi consentire al delegato. Possono essere anche gradi diversi a seconda del ruolo che chi condivide il calendario ha all’interno del gruppo di condivisione.

La persona che condivide il calendario per apportare modifiche o aggiungere eventi, deve prima selezionare il calendario condiviso nella area I miei calendari.

Conclusione

Ora hai tutte le informazioni necessarie per creare e condividere calendari. Se hai suggerimenti o idee nell’uso di Calendar, puoi farcele sapere utilizzando il modulo contatti che trovi qui sotto.

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