PDF vs DOC: quando preferire PDF

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Usare un formato file anziché un altro non è solo una questione di abitudini o di preferenze personali. Spesso è necessario utilizzare un formato al posto di un altro.

Oggi discutiamo sul perché, per certi usi, si deve impiegare il formato PDF al posto del più abituale .doc.

Il primo motivo per utilizzare il formato .PDF al posto del formato .doc è la sicurezza.

Qualsiasi documento .doc è facilmente modificabile, Se scarico un documento .doc oppure spedisco via email il file .doc, per modificarne il contenuto è sufficiente aprirlo in un elaboratore di testo Word, OpenOffice, LibreOffice o altro campatibile. Modifico il contenuto lo rinvio e se non ben controllato da chi lo riceve quel contenuto è valido.

Non ci vuole molta fantasia per capire quali possono essere le conseguenze di questa caratteristica. Pensate ad un contratto di lavoro o a uno dei nostri documenti scolastici, un verbale, o un registro.

Modificare un PDF non è impossibile, ma è più complicato. Intanto serve un editor di PDF che non tutti hanno sul proprio computer e non è disponibile in nessuna delle combinazioni di programmi per ufficio citate, inoltre, modificare la struttura di un PDF potrebbe rendere quel file palesemente diverso. Esitono servizi online, oltre ai software commerciali, per confrontare file PDF. Tra i servizi online più diffusi segnalo quello fornito da PDF24.

Quando si ha la necessità di creare un file non modificabile si deve utilizzare un formato file adatto.

Quali dati oltre ai dati

I formati file si portano dietro un bella quantità di metadati, ovvero dati che contengono altri dati.
Il formato PDF, non include la maggior parte dei metadata inseriti in un formato .doc. In un documento di testo creato con Word possono trovarsi queste informazioni:

  • commenti, revisioni, versioni e annotazioni
  • proprietà del documento e informazioni personali(come nome dell’autore, argomento e titolo)
  • intestazioni, piè di pagina e filigrane
  • testo nascosto
  • proprietà del server dei documenti
  • dati XML personalizzati

Per visualizzare e modificare le informazioni contenute in un documento di Office dobbiamo andare in File > Informazioni. Clicchiamo sulla voce Proprietà > Proprietà avanzate. La finestra che si apre visualizza le informazioni nascoste nel documento e da qui se vogliamo possiamo modoficarle. Con programmi diversi da Word, le voci di menu possono cambiare, ma restano molto simili e facilmente individuabili, sempre nel menu File.

Questo significa che chiunque voglia conoscere le versioni precedenti di quel documento, deve solo digitare alcuni tasti sul suo computer e potrà sapere tutto quello che è stato scritto nelle versioni bozza di quel documento.

A questo proposito possono essere interessanti le letture di:

Anche i Pdf hanno i loro metadata quali: nome dell’autore, titolo, data di creazione e modifica, oggetto, programma utilizzato per creare i documenti, dimensioni dei documenti, numero di pagine dei PDF, parole chiave associate.

Per eliminare i metadata dei PDF è necessario avere il programma che li ha creati e cercare nel menu File la voce Proprietà del documento o simile.

Per cambiare i metadati di un PDF si può utilizzare il servizio online PDF Candy.

Ora non è che non dobbiamo più usare Word o simili per i nostri file. Questi programmi sono formidabili, non si limitano più solo alla formattazione del testo, ma sono diventati nel tempo veri e propri programmi di impaginazione, e hanno reso obsoleti software dedicati al desktop publishing.

Si possono creare file in Word, per sfruttarne le capacità grafiche, ma salvarli o convertirli in PDF.
Per l’archiviazione è ancora più adatto il formato PDF/A

Tutti gli elaboratori di testo hanno una voce di menu che esporta il file nel formato PDF, di solito si torva nel menu FIle. In alternativa si può utilizzare una stampante virtuale come quella fornita da PDF24 descritta nella guida PDF e documenti accessibili.

PDF: una migliore qualità

Un altro motivo per preferire il formato PDF è l’alta qualità di visualizzazione. PDF è visualizzato allo stesso modo a prescindere dal programma usato o dal dispositivo, soprattutto se il file contiene elenchi, tabelle e immagini.

Spesso file complessi, se non aperti con il programma che li ha creati, possono dare risultati inaspettati quando li si vede con un diverso dispositivo o programma.

Il formato Pdf garantisce una qualità di testo e immagini superiore e non mostra eventuali sottolineature rosse del correttore ortografico, magari non per errori ortografici, ma solo per la presenza di parole straniere non riconosciute.

IL formato .PDF preserva la qualità dell’originale mentre un file .doc non garantisce il rispetto della formattazione dell’originale e molto dipende dal software su cui si apre il file. Si possono perdere una o più delle formattazioni; caratteri, spaziature, immagini, colori di testo e altre.

Anche in stampa il PDF è sempre fedele all’originale e non ci saranno mai sorprese.

Infine il formato PDF è lo standard per i documenti da condividere in rete e tra computer.

Così se stai per spedire un documento importante e non vuoi che sia modificato o devi creare un archivio per consultarlo senza problemi da qualsiasi dispositivo o se vuoi che i tuoi file siano letti su qualsiasi sistema operativo, ora conosci la soluzione: utilizzare il formato PDF.

Non usiamo Pdf immagine

I PDF immagine sono quei documenti ottenuti dalla scansione di altri documenti e salvati come PDF. Rimangono però delle immagini e per questa loro natura non sono accessibili perché i loro contenuti non sono ricercabili e selezionabili. Non sono ammessi come documenti per le pubbliche amministrazioni. Come documenti devono essere accompagnati dalla forma testuale dell’immagine, oppure devono essere processati attraverso operazione di OCR (riconoscimento ottico dei caratteri). Come previsto dal requisito 1 delle WCAG 2.0.

Requisito 1 – Alternative testuali: fornire alternative testuali per qualsiasi contenuto di natura non testuale in modo che il testo predisposto come alternativa possa essere fruito e trasformato secondo le necessità degli utenti, come per esempio convertito in stampa a caratteri ingranditi, in stampa Braille, letto da una sintesi vocale, simboli o altra modalità di rappresentazione del contenuto.

Nei siti Web delle PA non devono essere pubblicati PDF immagine.

L’art. 12, comma 1, del Provvedimento 16 aprile 2014 del Responsabile per i Sistemi Informativi Automatizzati del Ministero della Giustizia, contenente le Specifiche tecniche previste dall’articolo 34, comma 1 del decreto del Ministro della giustizia in data 21 febbraio 2011, n. 44, dispone che:

«L’atto del processo in forma di documento informatico, da depositare telematicamente all’ufficio giudiziario, rispetta i seguenti requisiti:

a) è in formato PDF;
b) è privo di elementi attivi;
c) è ottenuto da una trasformazione di un documento testuale, senza restrizioni per le operazioni di selezione e copia di parti; non è pertanto ammessa la scansione di immagini;
d) è sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata esterna secondo la struttura riportata ai commi seguenti;
e) è corredato da un file in formato XML, che contiene le informazioni strutturate nonché tutte le informazioni della nota di iscrizione a ruolo, e che rispetta gli XSD riportati nell’Allegato 5; esso è denominato DatiAtto.xml ed è sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata».

tratto da Atalex

La Circolare n. 61/2013 dell’ AGENZIA PER L’ITALIA DIGITALE con oggetto: Disposizioni del decreto legge 18 ottobre 2012, n. 179, convertito con modificazioni dalla
L. 17 dicembre 2012, n. 221 in tema di accessibilità dei siti web e servizi informatici. Obblighi delle pubbliche Amministrazioni prevede che

i moduli, i formulari, ma anche gli atti e i provvedimenti amministrativi oggetto di pubblicità legale, devono essere fruibili anche da persone con disabilità. Non è ammessa, pertanto la pubblicazione di documenti-immagine, vale a dire scansioni digitali di documenti cartacei senza che si sia provveduto ad opportuna digitalizzazione del testo ivi contenuto

Ciò tra laltro è semplicemente una precisazione poichè appunto già la normativa vigente sull’accessibilità dei siti web delle pubbliche amministrazioni lo prevede.

Infatti il primo requisito delle WCAG 2.0 livello “AA” prese come riferimento dalla normativa italiana prevede che:

Requisito 1 – Alternative testuali: fornire alternative testuali per qualsiasi contenuto di natura non testuale in modo che il testo predisposto come alternativa possa essere fruito e trasformato secondo le necessità degli utenti, come per esempio convertito in stampa a caratteri ingranditi, in stampa Braille, letto da una sintesi vocale, simboli o altra modalità di rappresentazione del contenuto.

Perchè i pdf immagine non sono consentiti dalla normativa vigente sull’accessibilità? Appunto perchè un utente non vedente usa un apposito programma comunemente detto screen reader, o anche programma di sintesi vocale, che scansiona il testo del documento e lo legge in modo che il non vedente lo possa ascoltare attraverso le casse acustiche del pc. Uno screen reader non può però fare miracoli e leggere un’immagine.

L’AGID ha anche messo a disposizione del cittadino nella pagina Segnalazione siti inaccessibili  un modulo segnalazione di inadempienza per segnalare all’autorità la non accessibilità dei siti delle PA.

Sempre nella circolare citata viene sottolineato che:

Il decreto n. 179/2012 stabilisce specifiche responsabilità e sanzioni in capo ai dipendenti pubblici in caso di mancato rispetto delle disposizioni.
In particolare il comma 9 dell’articolo 9 del decreto legge 18 ottobre 2012, n. 179 stabilisce che, l’inosservanza delle disposizioni contenute nel medesimo articolo 9, ivi inclusa la mancata pubblicazione degli obiettivi di accessibilità, è rilevante ai fini della misurazione e della valutazione della performance individuale dei dirigenti responsabili, ai sensi del decreto legislativo n. 150/2009 e comporta responsabilità dirigenziale e disciplinare ai sensi degli articoli 21 e 55 del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, e successive modificazioni, ferme restando le eventuali responsabilità penali e civili previste dalle disposizioni vigenti. 
 

Per approfondimento

Nuovi requisiti di accessibilità per la PA

DECRETO 20 marzo 2013 – Modifiche all’allegato A del decreto 8 luglio 2005 del Ministro per l’innovazione e le tecnologie, recante: «Requisiti tecnici e i diversi livelli per l’accessibilita’ agli strumenti informatici». 

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