Google Workspace (ex Gsuite for Education)

L’Istituto IIS Prever di Pinerolo dispone della piattaforma Google Workspace che Google mette a disposizione gratuitamente a scuole ed Università.

Modalità di accesso

Premesso che l’Istituto Prever per l’erogazione del servizio utilizza server Google, su tali server ogni utente avrà a disposizione una casella di posta elettronica, oltre la possibilità di utilizzare tutti i servizi aggiuntivi di G Suite for Education, previsti dalla convenzione con l’Istituto, senza la necessità di procedere ad alcuna installazione per la loro funzionalità.

L’utente potrà cambiare in ogni momento la password di accesso alla casella di posta elettronica autonomamente, attraverso l’apposita procedura di recupero, oppure facendone esplicita richiesta all’amministratore del sistema.

Per maggiore sicurezza l’utente potrà attivare l’autenticazione in due passaggi che prevede l’invio di un codice univoco OTP (One Time Password) sul proprio smartphone ad ogni accesso al sistema.

Le credenziali di accesso alla posta elettronica e ai servizi G Suite, sono costituiti da un nome utente ed una password.

Guida all’accesso Google Workspace

Questa guida spiega il primo accesso alla Google Workspace (ex GSuite) per computer portatili e da tavolo. Non spiega l’accesso per i dispositivi mobili perché questo può cambiare a seconda del dispositivo e del sistema operativo usato.

Prima dell’accesso gli amministratori del sistema hanno già creato un utente con il tuo nome e cognome seguito dal nome del dominio di istituto che è @preveronline.

Nelle immagini che seguono trovi l’esempio di un nome utente con nome Giulio de Giuli e di Teresa De Teres.

Nome utente

Per evitare i casi di omonimia, tra nuovi utenti e utenti già registrati in Google Workspace, il nome utente per gli utenti registrati a partire dall’anno scolastico 2020-2021 sarà composto da:

  • nome.cognome20, cioè le ultime 2 cifre dell’anno di iscrizione seguite dal nome del dominio (@preveronline.it)
  • es: giulio.degiuli20@preveronline.it
  • le ultime due cifre dell’anno di iscrizione variano con il variare dell’anno. Chi si iscriverà nell’anno 2021 nel nome utente avrà come ultime due cifre 21 e così via per gli anni successivi.
  • Nel nome utente, accenti, spazi e apostrofi, sono omessi: es: se il nome è Désiré Maria De Giuli, il nome utente è: desiremaria.degiuli20@preveronline.it
  • per gli utenti registrati nell’anno scolastico 2019-2020, il nome utente resta invariato, pertanto useranno il nome utente già assegnato.
  • La password fornita per tutti gli utenti per il primo accesso è: cambiala. Per questioni di sicurezza, dovrà essere cambiata al primo accesso. La password deve essere sicura, leggi consigli su come impostare una password sicura.

Nome utente docenti

Il nome utente per i docenti è composto da: nome.cognome@preveronline.it

es: giulio.degiuli@preveronline.it

Accenti, spazi, apostrofi sono omessi.

Accedere agli account

Per accedere al tuo account e utilizzare le applicazioni Google Workspace, come prima cosa fai click sul link account Google Workspace

Ora nell’ordine ti viene richiesto:

  1. inserire nome utente
  2. inserire la password provvisoria
  3. accettare i termini d’uso
  4. cambio password

1. Inserire nome utente

Se per esempio ti chiami Giulio de Giuli e ti sei iscritto nel 2020 il tuo nome utente, quello che devi inserire nel campo Indirizzo email è: giulio.degiuli20@preveronline.it

2. Inserire password provvisoria

La password provvisoria è uguale per tutti. Ed è cambiala. Dopo aver accettato i termini d’uso, ti verrà chiesto di inserirne una di fantasia.

3. Accetta termini

Qui devi solo fare click sul grande pulsante blu

4. Cambio password

Ora il momento più importante

Quando cambi la password devi fare molta attenzione perché questa è la password che dovrai utilizzare per gli accessi futuri.

Prima di compilare i campi, scrivi la password su un foglio, fai attenzione alle maiuscole e alle minuscole e ai simboli eventuali se li usi. Siccome il copia incolla tra un campo e l’altro in questo modulo non funziona, scrivi la password facendo attenzione che quanto digiti corrisponda esattamente alla password che hai scritto su carta. Tienila al sicuro, non perderla e non darla a nessuno.

Hai finito ed hai eseguito l’accesso. Sulla destra vedi il tuo avatar e il menu 9 pallini con all’interno tutte le applicazioni

Assistenza all’accesso

Nel caso di problemi di accesso, malgrado omissioni di accenti, apostrofi, spazi, si può scrivere a questi indirizzi e-mail, indicando chiaramente il proprio nome e cognome:

  •  per i docenti: roberto.bianchi@preveronline.it
  • per gli studenti: giuseppe.migliore@preveronline.it

Accedere agli account

Procedura recupero password

Si ricorda che nome utente e password rappresentano l’identità digitale di ognuno di noi e come tale deve essere considerata alla pari della Carta d’Identità, patente o passaporto: pertanto è necessario tenere le proprie credenziali digitali ben protette e non perderle.

Di seguito vengono illustrati i passaggi previsti per la richiesta di nuova password per l’accesso a Google Workspace mediante account @preveronline.it.

L’utente che ha perso la password:

  1. invia richiesta di recupero password alla segreteria didattica alla casella recupero.password@preveronline.it indicando chiaramente nell’oggetto della email: “richiesta recupero password account Google Workspace
  2. la didattica alla richiesta di recupero invia alla email del richiedente un modulo da compilare in tutte le sue parti
  3. Alla ricezione delle risposte, la didattica comunica agli amministratori il nominativo della persona che richiede il recupero
  4. gli amministratori procedono alla variazione della password e a comunicarla alla didattica
  5. la didattica comunica al richiedente la nuova password che dovrà essere cambiata al primo accesso

La reimpostazione della password richiede da 3 a 5 giorni.

Nel periodo in cui è impossibile accedere al dominio @preveronline, l’utente che ha perso la password, se non ne possiede già uno, creerà un nuovo account Google personale.

In questo modo, se l’utente è un docente, potrà avviare le attività dai servizi Google dell’account personale.

Se l’utente, in attesa della reimpostazione della password,  è uno studente, dovrà comunicare ai docenti della classe il suo account Google personale in modo che possa essere invitato alle attività.

Installare le app di Google Workspace sui dispositivi mobili

Per accedere alle app di G Suite utilizzate dalla tua organizzazione direttamente da un dispositivo mobile, come un telefono o un tablet, leggi la pagina Accedere alle app di Google Workspace.

Per iniziare ad utilizzare i servizi Google Workspace si consiglia di consultare la guida:

G Suite for Education – Lavorare e apprendere nel cloud di Mario Mattioli

Perché adottare “Google Workspace” a scuola?

Con Google Workspace, la scuola usufruisce di servizi cloud completamente gratuiti e continuamente aggiornati che consentono la dematerializzazione di un gran numero di procedure e il risparmio di risorse (tempo, carta, licenze software, assistenza tecnica, ecc.). Google Workspace è un sistema ad accesso limitato e protetto: non è consentita la libera registrazione ma docenti, studenti e personale della scuola devono essere registrati dagli amministratori del sistema. Questa modalità di partecipazione assicura un buon livello di controllo degli accessi e delle operazioni svolte dagli utenti sul cloud nonché un ottimo controllo della privacy.

Chi può utilizzarlo e come utilizzarlo?

Il servizio è attualmente operativo per tutti gli studenti, i docenti e può essere esteso a tutta la comunità scolastica. 

La posta elettronica è il centro nevralgico delle comunicazioni. A ogni docente che ne richiede l’attivazione, viene assegnata una casella postale nel dominio @preveronline.it che offre molto più di un normale account con dominio @gmail.com.

La casella postale è liberamente utilizzabile, osservando le indicazioni riportate di seguito.

Informazioni sulla privacy e la sicurezza di Google Workspace.

Al momento dell’attivazione dell’account, Google fornisce un messaggio con richiesta di conferma da parte dell’utente che include la seguente frase: “Tieni presente che quando utilizzi i servizi Google l’amministratore del tuo dominio ha accesso alle informazioni del tuo account, compresi i tuoi messaggi email.”

Questa frase è riportata anche nell’informativa sulla privacy del servizio, il cui link è presente in ogni pagina di G Suite.

È importante ricordare che questo messaggio è un avviso standard di Google e indica come le attività dell’amministratore del dominio di posta @preveronline.it non sono di competenza di Google, che quindi non assume responsabilità sull’attività dell’amministratore, il quale, in astratto, avrebbe le possibilità elencate nell’informativa indicata.

Tuttavia, nello specifico della posta elettronica dell’IIS Prever”, l’amministratore dei servizi Google Workspace dichiara di operare con le seguenti modalità:

  • crea gli account e le caselle di posta per gli utenti e genera le credenziali per il primo accesso;
  • gestisce mailing list, gruppi e relativi account collettivi;
  • Non è in grado di accedere alle caselle di posta degli utenti, né ad altri dati personali degli utenti contenuti nelle App di Google Workspace (Calendar, Drive, Meet, Classroom, ecc.), salvo che tali informazioni non siano condivise dall’utente stesso;
  • può modificare le credenziali di accesso di un utente solo su richiesta esplicita dell’utente stesso (ad esempio se l’utente non riesce più ad accedere al proprio account);
  • non è in possesso delle password di accesso al sistema dei singoli utenti. Le password iniziali, dopo la trasmissione agli utenti, vengono distrutte;
  • può visualizzare statistiche sull’utilizzo del sistema (ad esempio: data dell’ultimo accesso o spazio utilizzato).

Allo scopo di aumentare ulteriormente il livello di sicurezza e di privacy degli account personali, l’utente è obbligato a cambiare la password iniziale fornita dall’Istituto in fase di attivazione dell’account. 

Ulteriori informazioni sulla sicurezza e la privacy del servizio sono disponibili all’indirizzo: http://www.google.com/intx/it/edu/trust/

Indicazioni per l’uso di Google Workspace

L’IIS Arturo Prever di Pinerolo, mette a disposizione degli utenti di Google Workspace, una casella di posta elettronica, al fine di migliorare e ottimizzare la comunicazione da e verso l’istituto e nell’ambito degli studenti.

Il servizio è fornito gratuitamente ed è fruibile fino al termine del percorso di studio degli studenti o al termine dell’attività lavorativa presso l’istituto.

Le caselle fanno parte del dominio @preveronline, di cui l’Istituto IIS Prever è proprietario. La casella è strettamente personale e non è ammesso l’utilizzo da parte di persone diverse dall’assegnatario, né questi può cederla a terzi.

L’utente, pertanto, accetta di essere riconosciuto quale autore dei messaggi inviati dal suo account e di essere il ricevente dei messaggi spediti al suo account.

L’Istituto A. Prever si riserva la facoltà di segnalare alle autorità competenti, per gli opportuni accertamenti ed i provvedimenti del caso, le eventuali violazioni alle condizioni di utilizzo, oltre che alle leggi ed ai regolamenti vigenti.

In caso di violazione delle norme stabilite nel regolamento, l’Istituto potrà sospendere l’account dell’utente senza alcun preavviso e senza alcun addebito a suo carico e fatta salva ogni altra azione di rivalsa nei confronti dei responsabili di dette violazioni.

Regole di utilizzo

Ogni utente è responsabile dell’attività espletata mediante il proprio account e si impegna ad adoperarsi attivamente per salvaguardare la riservatezza della propria password ed a segnalare qualunque situazione che possa invalidarla.

L’utente risponderà personalmente di ogni eventuale danno arrecato a se stesso o a terzi, sollevando contestualmente l’Istituto “Prever” da ogni responsabilità. Ciascun utente si impegna a non utilizzare il servizio per effettuare comunicazioni che arrechino danni o turbative alla rete o a terzi utenti o che violino le leggi ed i regolamenti vigenti.

In particolare, in via esemplificativa e non esaustiva, è vietato immettere in rete, attraverso qualsiasi servizio di Google, materiale che violi diritti d’autore, o altri diritti di proprietà intellettuale o industriale o che costituisca concorrenza sleale. Inoltre è vietato utilizzare i suddetti servizi per fini privati e/o in violazione delle disposizioni interne all’Istituto.

L’utente si impegna ad implementare, sulla propria stazione di accesso ai servizi, tutte quelle misure idonee e necessarie ad evitare, o comunque minimizzare, la divulgazione di virus informatici e simili.

Leggi il regolamento completo

Obblighi derivanti dall’utilizzo dei servizi di Google Workspace

Gli utenti prendono atto che è vietato servirsi o dar modo ad altri di servirsi del servizio di posta elettronica e delle applicazioni Google messe a disposizione dall’Istituto Prever per danneggiare, violare o tentare di violare il segreto della corrispondenza e il diritto alla riservatezza.

Gli utenti si impegnano, inoltre, a non trasmettere o condividere informazioni che possano presentare forme o contenuti di carattere pornografico, osceno, blasfemo, diffamatorio o contrario all’ordine pubblico o alle leggi in materia civile, penale ed amministrativa vigenti.

Gli utenti si impegnano, altresì, al rispetto delle norme di buon utilizzo del servizio ed in particolare s’impegnano a:

a) non trasmettere, distribuire, condividere o mantenere qualsiasi tipo di materiale che violi qualsiasi legge o regolamento in vigore; questo include, senza limitazioni, materiale protetto da copyright, marchi registrati, segreti industriali o altre proprietà intellettuali, materiale pornografico, diffamatorio o che costituisce trattamento illecito di dati personali o viola le leggi sul controllo delle esportazioni;

b) non procedere all’invio massivo di mail non richieste (spam); la spedizione di qualsiasi forma di spam attraverso il servizio di posta fornito è proibita; gli account forniti non possono essere utilizzati per raccogliere risposte a messaggi spediti da altri Internet Service Provider, se questi messaggi violano il presente regolamento;

c) non fare pubblicità a nessun tipo di prodotto o servizio; non pubblicizzare, trasmettere o altrimenti rendere disponibile qualsiasi tipo di software, programma, prodotto o servizio che viola il presente regolamento o la legge vigente.

L’utente, inoltre, si impegna a non divulgare messaggi di natura ripetitiva anche quando il contenuto sia volto a segnalare presunti o veri allarmi (esempio: segnalazioni di virus); a fronte di tale evenienza l’utente è tenuto ad effettuare la segnalazione presso gli amministratori di sistema.

Ogni singolo Utente manleva l’Istituto Prever di Pinerolo, sostanzialmente e processualmente, sollevandolo da ogni responsabilità, danno, arrecato a sé stesso o a terzi, costo o spesa, incluse le spese legali, derivanti da ogni violazione delle suddette norme.

L’Istituto Prever si riserva il diritto di sospendere temporaneamente l’utilizzo dei servizi Google Workspace o di revocarli definitivamente qualora si verifichino violazioni indicate nelle presenti Indicazioni.

L’Istituto Prever, si impegna a tutelare i dati forniti dall’utente in applicazione del Regolamento UE 2016/679 e del D.Lgs. n. 196/2003 “Codice in materia di protezione dei dati personali”.

 Amministrazione del sistema

Amministrano il sistema i Proff. Roberto Bianchi e Giuseppe Migliore.

La creazione degli account di Google Workspace avviene:

  • su richiesta del Dirigente Scolastico;
  • su richiesta dei docenti o con identificazione diretta presso l’amministratore;
  • su richiesta del DSGA.

Nel caso in cui le credenziali non pervengano correttamente o per qualsiasi altro problema, si può contattare uno degli amministratori di sistema all’indirizzo:

  • roberto.bianchi@preveronline.it
  • giuseppe.migliore@preveronline.it

Informazioni e risorse 

Per tutte le informazioni sull’uso di Google Workspace puoi leggere la guida alla Google Workspace già pubblicata sul sito di istituto.

Tutorial e guide all’uso sono pubblicati nella rubrica Google Workspace che trovi sulla Community Prever